MAIL MERGE LÀ GÌ

     

Bạn đang bối rối, lo lắng khi hàng ngày phải gửi một vài lượng mập thư mời, phiên bản thảo,… email cho khách hàng hàng, đối tác,… và vẫn chưa chắc chắn làm cách nào để rút ngắn thời hạn thay vì bắt buộc nhập thủ công. Vày đó, bản lĩnh Mail Merge vào Word chắc chắn là sẽ là một “trợ thủ” đắc lực của bạn trong tương lai. 

Bài viết sau đây Sforum sẽ chỉ dẫn bạn cụ thể cách thiết lập và sử dụng công ráng Mail Merge “thần thánh” này nhé!

*


Mail Merge Word là gì?

Mail Merge trong Word xuất xắc còn rất có thể gọi là trộn thư, đây là một tác dụng có sẵn trên ứng dụng Microsoft Word. Với khả năng này chúng ta có thể thực hiện gửi thư, thông báo, lời cảm ơn,… mang đến các đối tác khách hàng dựa vào dữ liệu các bạn có sẵn.

Bạn đang xem: Mail merge là gì

*

Ở kỹ năng Mail Merge, bạn chỉ việc soạn thảo ngôn từ mẫu buộc phải gửi sau đó ở những nội dung cá nhân: chúng ta tên, Địa chỉ, Số điện thoại,… thì Mail Merge sẽ giúp đỡ bạn trường đoản cú đồng điền. Từ bỏ đó tiết kiệm ngân sách và chi phí được không hề ít thời gian và năng suất công việc hơn là nhập thủ công bằng tay nhé!

Cách Mail Merge vào Word 1-1 giản, có lợi mà bạn tránh việc bỏ qua

Tiếp theo bên dưới đây, Sforum sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện Mail Merge trong Word dựa vào dữ liệu quý khách theo quá trình sau: 

Bước 1: Bạn hãy thực hiện khởi rượu cồn MS Word. Sau đó, hãy chọn Mailings > Start Mail Merge > Step-by-step Mail Merge Wizards…

*

Bước 2: Sau đó, các bạn sẽ thực theo 6 bước để tiến hành thiết đặt Mail Merge. Ở mục Select Document Type, bạn nên chọn loại thư mà bạn đang thực hiện.

*

Bước 3: Tiếp đến, bạn hãy thực hiện chọn mẫu mã để sử dụng.

Use the current document: thực hiện file hiện nay tại. Start from a template: sử dụng mẫu tất cả sẵn. Start from existing document: áp dụng mẫu đã tồn tại trong thư mục của bạn. 

Sau đó, bạn hãy chọn Next: Select recipients để tiếp tục. 

*

Bước 4: Ở bước tiếp theo, bạn cần thiết lập tài liệu cần nhập vào chủng loại thư. Hoặc bạn cũng có thể tạo bắt đầu trực tiếp bằng cách chọn vào Type a new menu > Create…

*

Bước 5: Tại vỏ hộp thoại New Address List, bạn hãy bấm vào Customize Columns… để chỉnh sửa tên ngôi trường dữ liệu tương xứng với chủng loại thư của bạn.

*

Bước 6: Sau khi đã đổi tên trường dữ liệu, chúng ta hãy nhấn vào New Entry > Ok để khai báo tài liệu mới.

Xem thêm: Trong Bảng Tính Excel, Để Sửa Dữ Liệu Trong Ô Tính Ta Thực Hiện

*

Bước 7: Ở bước tiếp sau khi thiết lập cấu hình Mail Merge trong Word, bạn hãy chọn vào More items… để sở hữu chọn trường tài liệu cần nhập vào chủng loại thư.

*

Bước 8: Sau đó, các bạn hãy Insert thứu tự từng trường dữ liệu auto vào chủng loại thư đề nghị gửi. Và liên tục chọn Next: Preview your letters nhằm qua cách tiếp theo.

*

Bước 9: Lúc này, bạn cũng có thể xem thư mẫu của chúng ta dưới dạng Preview. Hãy bình chọn xem có tin tức nào bị không nên sót hay không nhé! nếu không hãy liên tiếp chọn Next: Complete the merge hoặc chọn vào mục Edit Recipient list… nhằm chỉnh sửa.

Xem thêm: Giải Toán Về Tỉ Số Phần Trăm Tiếp Theo 78, Giải Toán Lớp 5 Trang 78 Sgk, Bài 1, 2, 3

*

Bước 10: Cuối cùng, bạn nên lựa chọn Finish và Merge để tùy lựa chọn gửi email hoặc in ra nếu quan trọng nhé!

*

Một số để ý khi chuyển dữ liệu hàng loạt bằng Mail Merge

Để quy trình cài đặt, tùy chỉnh tính năng Mail Merge vào Word được thực hiện dễ ợt thì Sforum đã giúp bạn tổng hợp một trong những lỗi thường gặp dưới đây: 

Khi bạn thực hiện lấy dữ liệu: danh sách khách hàng, thông tin cá nhân,… qua Excel thì cần đảm bảo an toàn trong những ô tính những chứa dữ liệu và buộc phải định dạng Text. Để truy vấn xuất dữ liệu các ô tính chúng ta cũng có thể dùng hàm INDIRECT và có thể sử dụng nhiều công thức khác biệt trên Thư chủng loại của bạn. Khi bạn chọn các mẫu thư có sẵn vào Word thì đã bao gồm trường dữ liệu cố định và thắt chặt như: First Name, Last Name, Address Line,… hôm nay hãy kết hợp giữ hồ hết trường dữ liệu thắt chặt và cố định hoặc sửa đổi để tạo ra phiên bản mẫu đến riêng bạn. 

*

Tạm kết

Qua nội dung bài viết trên Sforum sẽ hướng dẫn chúng ta tất tần tật đa số thủ thuật nhằm thực hiện thiết đặt và áp dụng Mail Merge trong Word để chuyến qua thư mời, thông cáo, vừa lòng đồng,… cho toàn bộ các khách hàng, tín đồ dùng,.. Và một lúc mà lại không tốn quá nhiều thời gian với công sức. Hi vọng đây sẽ là nguồn xem thêm hữu ích dành riêng cho bạn. Chúc chúng ta thực hiện tại thành công.