Reception là gì

     

Reception và Receptionist là 2 thuật ngữ thân quen thuộc vào ngành khách hàng sạn – bên hàng, chỉ chung cho cả bộ phận và nhân viên trực thuộc bộ phận đó, giữ vai trò quan trọng trong thừa trình marketing và phát triển của khách sạn. Vậy Reception là gì? Receptionist là gì?

1. Reception là gì?

Reception là bộ phận lễ tân, trực thuộc khối Tiền sảnh (Front office) trong khách hàng sạn. Reception giữ vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh, phục vụ khách lưu trú. Đồng thời là cầu nối chặt chẽ với những bộ phận không giống nhằm mang đến cho người sử dụng sự ưa thích nhất.

Bạn đang xem: Reception là gì

Khi đặt chân vào khách hàng sạn, nơi đầu tiên người sử dụng tiếp xúc chính là bộ phận lễ tân. Bởi vì đó, gồm thể nói reception được ví như bộ mặt của khách sạn.

*
Bộ phận Reception được ví như bộ mặt của khách sạn

2. Receptionist là gì?

Receptionist là nhân viên lễ tân, gồm nhiệm vụ tiếp đón, thực hiện và hoàn tất những thủ tục như check-in, check-out, thanh toán… mang lại khách. Đồng thời tiếp nhận cùng xử lý mọi yêu thương cầu của người sử dụng trong suốt thời gian lưu trú. Receptionist phải đảm bảo có các kỹ năng như: ngoại ngữ, tin học văn phòng, giao tiếp…

Reception giỏi Receptionist là những người đầu tiên và cuối cùng tiếp xúc với khách hàng hàng, là đại diện quảng bá hình ảnh khách hàng sạn đó đến với từng đối tượng khách. Vày vậy, đây là vị trí luôn được chú trọng đào tạo và huấn luyện nghiệp vụ kỹ lưỡng, đảm bảo sự chăm nghiệp nhất khi phục vụ.

3. Công việc của Reception là gì?

Nhìn chung, công việc của bộ phận Reception nói thông thường và Receptionist thích hợp bao gồm:

– bàn giao đồ đạc, kiểm tra các ổ khóa, cơ sở vật chất trước lúc ra về hoặc chuyển ca

– Thực hiện check-in, check-out, thanh toán, khai báo tạm trú cho khách

– Tư vấn buôn bán phòng, giới thiệu khách sử dụng những dịch vụ của khách hàng sạn như: spa, fitness…

– Phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết những yêu cầu của khách hàng trong thời gian lưu trú

Ngoài ra, receptionist đôi khi cũng được khách hàng nhờ góp những công việc khác như: đặt nhà hàng quán ăn ăn, sở hữu vé tàu/xe, bắt taxi…

*
Công việc của receptionist bao gồm tư vấn những dịch vụ của khách sạn đến khách hàng

4. Các bước làm việc của bộ phận Reception như thế nào?

Quy trình có tác dụng việc của Reception thường tiến hành theo 4 giai đoạn: Trước khi khách đến, khi khách đến, vào thời gian khách hàng lưu trú với khi khách hàng rời đi. Cụ thể như sau:

Trước khi khách đến

Nhân viên Reception sẽ tiếp nhận tin tức đặt phòng của khách hàng tại quầy lễ tân hoặc qua điện thoại, email, website… Sau đó tiến hành lập phiếu đặt phòng cho khách, bố trí phòng, xác nhận tình trạng chống với Housekeeping.

Khi khách đến khách sạn

Đón tiếp, xác nhận thông tin đặt phòng của khách, có tác dụng thủ tục check-in đến khách. Giới thiệu, tư vấn các sản phẩm, dịch vụ của khách sạn nhằm tăng doanh thu. Đồng thời, chuyển phiếu đăng ký kết của khách mang đến thu ngân để chuẩn bị hồ sơ giao dịch thanh toán cho khách.

Trong thời gian khách hàng lưu trú

Tiếp nhận những yêu cầu, phàn nàn, sự cố từ khách và phối hợp với các bên liên quan kịp thời xử lý. Giai đoạn này chú trọng làm ưa thích khách, khiến khách tất cả cảm giác muốn xoay lại cùng giới thiệu đến người thân, bạn bè. Từ đó tạo ra lòng trung thành và nguồn khách hàng tiềm năng cho khách sạn.

Khi khách rời khách hàng sạn

Xác nhận lại những dịch vụ nhưng khách đã sử dụng trong thời gian lưu trú tại khách hàng sạn. Sau đó làm hóa đơn, thanh toán giao dịch tiền mang lại khách. Hỏi thăm khách về chất lượng dịch vụ, giúp khách search phương tiện di chuyển (nếu cần). Cuối cùng là gửi lời cảm ơn cùng tạm biệt khi khách rời đi.

Xem thêm: Giải Sbt Vật Lý 7 Bài 5 - Giải Sbt Vật Lý 7: Bài 5

5. Kỹ năng cần gồm của một nhân viên cấp dưới reception là gì?

Nhân viên reception cần trang bị những kỹ năng sau để đảm bảo đem lại sự hài lòng, thoải mái nhất cho khách hàng.

Khả năng giao tiếp tốt

Nhân viên reception phải ăn nói trôi chảy, lịch sự, nhẹ nhàng nhưng ko khúm núm, tự cao. Giọng nói vừa tầm, không nên nói thừa nhiều, vượt nhanh, nói liên tục ko để khách hàng nói. Sử dụng những từ như “cảm ơn”, “xin phép”, “xin lỗi”, “vui lòng”… trong câu để tạo thiện cảm. Xung quanh ra, đảm bảo thông điệp được thể hiện rõ ràng, kị nói thêm những thông tin không cần thiết, giải đáp kịp thời và bao gồm xác, tránh trả lời tầm thường chung.

*
Nhân viên reception phải luôn luôn tươi cười, niềm nở với khách hàng

Thông thạo ngoại ngữ

Làm việc vào lĩnh vực khách sạn – du lịch thường xuyên phải tiếp xúc với quý khách hàng ngoại quốc. Bởi vậy, lễ tân cần bao gồm khả năng giao tiếp ít nhất một ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Mặt cạnh đó, nhân viên cấp dưới cũng cần am hiểu về những đường nét văn hóa cơ bản của những nước, biết về những lễ nghi, phong tục tập quán, tư tưởng khách đặc trưng của một vài quốc gia để tăng sự gần gũi với làm ưng ý khách hơn.

Nhạy bén, xử lý tình huống tốt

Một Receptionist siêng nghiệp phải hiểu rõ thông tin, hoạt động của khách hàng sạn, vày khi cần thiết họ sẽ phải giải đáp thắc mắc của khách hàng. Quanh đó ra, cần nắm vững nội quy, quy chế quản lý khách sạn; nội quy đối với người lao động trong khách sạn; khả năng cung cấp dịch vụ của khách hàng sạn.

Lễ tân cần bình tĩnh, tự chủ, kiềm chế cảm xúc ngay cả khi khách hàng nổi nóng. Trong trường hợp quý khách khiếm nhã, cần tìm phương pháp ứng xử khéo léo sao mang đến khách ưa chuộng mà không ảnh hưởng đến hình ảnh của khách hàng sạn. Công việc reception tưởng chừng đơn giản nhưng cũng có rất nhiều áp lực. Bao gồm bởi vậy, nhiều khách hàng sạn tuyển dụng reception thường yêu thương cầu phải là người kiên nhẫn, niềm nở, biết biện pháp gây thiện cảm với người đối diện.

Xem thêm: Impact Là Gì ? Định Nghĩa, Ví Dụ, Giải Thích Vietgle Tra Từ

Hy vọng qua bài xích viết này, độc giả sẽ hiểu hơn về Reception là gì cũng như phương châm của Receptionist là gì. Nếu bạn cần tìm hiểu thêm những khái niệm khác trong lĩnh vực khách sạn, vui mừng xem TẠI ĐÂY.